町内会費の集金のお知らせの例文!留守時の手紙の例文や時間についても詳しく解説!

町内会を運営にする為には、町内の各家庭から町内会費を集めなければいけません。

ただ、集金というのは中々神経を使いますよね。

ですが、回覧板などで情報を事前に告知しておくと、

集金する人も集金される人もやりやすくなります。

 

そこでここでは、町内会費の集金がスムーズにいく方法やお知らせの例文、

また留守時の手紙の例文や時間についても詳しく解説します。

 

町内会費をスムーズに集金したい方は、ぜひこの記事を読んでみてくださいね。




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町内会費は、何に使われるの?どうして金額に差があるの?

町内会費の集金がスムーズにいく方法やお知らせの例文、

また留守時の手紙の例文や時間についても詳しく解説する前に、

まずは「町内会費とは何なのか」ついて軽く見ていきましょう。

 

町内会費とは、その町に住んでいる人が払う会費です。

 

ただ、町内会費を払った事がある人なら分かると思いますが、町内会費を払う時、

例えば実家の町は年1000円だったのに、就職先の町は年5000円だったなど

金額の差に驚いた事はありませんか?

 

実は町内会費は町でかなりの金額の差があります。

それは、その町の特色に拠るところが大きいからです。

 

町内会費として集めたお金は、その町の運営やイベントに使われます。

 

例えば町に設置する公共の看板やごみ集積所の維持費、

町内で行われる子供会のイベントや運動会などです。

 

さらにその町で毎年大きな祭りが開かれる場合、

お祭りの準備などで色々お金がかかりますから会費が高くなる事があります。

 

一方、イベントも何もない町だと支出がそれほどないので町内会費は

安くなる事があります。

 

このように、町内会費は「その町を運営したりイベントを開いたりするのに使われるお金」であり、

またその運営方針やイベントの多さによって

町内会費の金額は町によって金額に大きく異なります。

 

「町内会費の高さで引っ越し先の町を選別する」という人もいるくらいですよ。




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町内会費の集金のお知らせは、回覧板が便利!

町内会費は、町の運営の為の大事なお金です。

できればトラブルなく、スムーズに集金したいですよね。

 

もし町内会費をスムーズに集金したいなら、重要なのは「事前告知」です。

 

集金はお金を集めるという事ですが、

集金する為にいきなり町内の家庭を回っても、

住民の手持ちがなくて空振りする事があります。

 

また、相手に細かい金額がなく大きいお金ばかりもらってしまい、

お釣りの小銭が足りなくなって会費を受け取れない事もあります。

 

そうなるとお互いに二度手間ですよね。

 

でも、事前に「〇日の〇時頃集金に伺います」など知らせておけば、

住民の方もきちんとお金が用意できますし、

さらにきちっとした人なら会費ぴったりの細かいお金を準備する事もできます。

 

では、町内会費の事前告知をスムーズにするにはどんな方法を取ればよいのでしょうか。

町内会費の事前告知でおすすめなのが「回覧板」です。

 

回覧板は必ずその町内に住んでいる人全員に回すものですので、

町内の人に知らせるには簡単で確実な方法です。

 

また情報弱者であるお年寄りも、町内を回る回覧板は必ず目を通す方がほとんどなので、

若者からお年寄りまで色んな人が住む町内の人全員に告知するには

回覧板は最も有効な手段だと言えます。




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町内会費の集金のお知らせの例文は?

町内会費の集金をするとして、回覧板で事前告知をするとしましょう。

 

では具体的に、町内会費の集金の事前告知というのは

どんな文章を書けば良いのでしょうか。

 

ここでは町内会費の集金に関するお知らせの例文を紹介します。

以下がその例文です。

 

平成xx年x月x日

〇〇町内会会員各位

〇〇町内会

会長 〇〇 〇〇

平成xx年度町内会会費の集金のお知らせ

 

 

拝啓 〇〇の候、会員の皆様におかれましてはますますのご健勝のことと存じます。

平素は町内会の活動にご尽力いただき、誠にありがとうございます。

 

さて、この度平成xx年度の町内会会費を集金させていただきますので、お知らせいたします。詳しくは下記をご覧下さい。

ご多忙中誠に恐縮でございますが、ご協力のほど、どうかよろしくお願い申し上げます。

なお、ご都合問等ありましたら下記の連絡先までご一報をよろしくお願い申し致します。

 

敬具

 

 

1.会  費  〇円

2.集金期間  平成x年x月x日~x月x日まで。

3.集金日時  午後〇時~午後〇時まで。

4.連絡先   000-000-000(集金する人の氏名)

以上

 

 

最近は町内会費の事を「自治会費」と呼ぶ事も多いです。

もしそちらの呼び方の方がメジャーであれば、

町内会費ではなく自治会費という言葉を使ってください。

 

※町内会費の集金のお知らせの例文の冒頭にある「〇〇の候」についてですが、

こちらはその月に合わせた時候の挨拶が入ります。

1月~12月までの例文を載せておきますね。

 

・1月…初春の候

・2月…立春の候

・3月…早春の候

・4月…春暖の候

・5月…新緑の候

・6月…向夏の候

・7月…成夏の候

・8月…残暑の候

・9月…初秋の候

・10月…仲秋の候

・11月…晩秋の候

・12月…初冬の候

 

月に合わせてこれらの言葉を入れてください。

町内会費の集金、時間帯はいつ頃がいい?

町内会費の集金のお知らせの文章は、例文の通りに書けば問題ありません。

 

ところで町内会費を集金するとなると、実際に各家を回らなければいけませんが、

その時間帯はいつ頃がいいと思いますか?

 

できれば住民がいる確率の高い時間帯にぱぱっと手早く済ませたいですよね。

そこでここでは、町内会費を集金するのにおすすめの時間帯を紹介します。

 

町内会費を集金するのにおすすめの時間帯は、やはり「夜」です。

具体的には夜7時~夜8時半くらいまでがいいですね。

 

町内会費を払うのは大人ですが、大人の人は日中は仕事に出ている事が多く、

朝~昼の時間帯は家にいない人の方が多いです。

 

夜なら多くの人が家にいますし、また夜7時~夜8時半は夕食の時間帯なので

もし夜勤などで夜働きに出ている人がいても家族の誰かかしらがいる時間帯になります。

 

ただ、夜の時間帯は遅くなると逆に失礼になるので、

夜9時を過ぎるようであればその日は遠慮した方が良いですね。

 

1日で回り切れない事もあるので、

集金の日は1日だけでなく数日に設定しておくと便利ですよ。

町内会費の集金、相手が留守時の手紙の例文は?

「この日この時間に〇円、集金に来ます」と事前に連絡をしておけば、

大抵の人はちゃんとその時間に家にいてお金を用意してくれています。

 

ただ、大人になると色々事情がありますから、

例え町内会費の集金を回覧板で事前にしっかりお知らせしていても、

指定していた時間に住民が留守の時もあります。

 

そんな時はどうすればいいのでしょうか。

 

町内会費を集金する為に家を訪問した時住民が留守(不在)だった場合は、

そのまま帰るのではなくポストに「手紙」を入れておきましょう。

 

手紙を入れる事で「きちんと集金に来ましたよ」という自分の行動の証明にもなりますし

その手紙に次の集金の回収方法を書いておくことで

相手も次どうやってお金を渡せばいいか手段を知る事ができます。

 

ではここで、

町内会費の集金の時に相手が留守だった場合に入れておく手紙の例文を紹介します。

 

〇〇様

お世話になっております、町内会〇班 班長の〇〇です。

x月x日x時頃に町内会費の集金に伺いましたが、不在でしたのでこちらの手紙を入れておきます。

 

改めて町内会費を集金しますので、

お手数ですがx日までに都合の良い日をご連絡ください。

よろしくお願い致します。

 

000-0000-0000

〇〇(氏名)

 

相手が留守の時の手紙はメモ書きに近いものなので、

事前のお知らせのようにかしこまったものでなくても大丈夫です。

 

手紙は文章は短いですが一枚一枚手書きをすると面倒なので、

月・日・時間の部分を空欄にしておいて

パソコンでテンプレートを製作して何枚か印刷しておくと便利ですよ。

町内会費でよくあるトラブルは?

町内会費の集金にはトラブルがつきものです。

特にお金関係となると、トラブルがさらにこじれやすいです。

 

ですが、事前に「こんなトラブルがあるかもしれない」と分かっていれば、

そうならないように対策をする事ができますよね。

 

そこでここでは、町内会費でよくありがちなトラブルについてを紹介します。

 

1.回覧板がきちんと回っていない。

これはその町の住民の性格にもよるのですが、

住民の中には回覧板をついうっかり長い間止めてしまったり

いじわるである人を飛ばして回覧板を回してしまったりするという事が意外とあります。

 

そうなると、せっかく町内会費の集金のお知らせの文章を作って回覧板で回しても

集金に期間までに住民全員に情報が行き渡らないので、

実際に集金しても住民が留守だったりお金を用意していなかったりする事があります。

 

対策は?

この場合の対策は、回覧板を頼りにせず、面倒ですが

1戸1戸のポストに手紙を入れて告知するポスティングが有効です。

そうすれば確実に全員に情報が回ります。

 

回覧板が回りにくいかどうかは、その町に暮らしていればなんとなく分かります。

 

もしそう言った地域の集金係になった場合は、

「まだ回覧板が回ってきてない」「知らなかった」などよけいなトラブルを避ける為にも

ポスティングをしましょう。

 

2.「お金を渡した・渡してない」のトラブル

集金でありがちなのが、「お金をもらってないのにもう渡したと言われた」

または「お金を渡したのに、渡していない事になっている」というトラブルです。

 

対策は?

お金関係は、証拠が何より大事です。

町内会費を集金したら、

必ずその場でお金をもらいましたよという領収書を発行するようにしましょう。

勿論相手に渡すだけでなく、自分も控えで持っている事が大事です。

 

そうすれば、いくら相手が渡したと言っても領収書を持っていなければ

渡してないという事が分かりますし、

逆にあいてが領収書を持っていれば、集金係の把握ミスという事になります。

 

集金したら、しっかり領収書を発行するようにしましょう。

また、もしもの事を考えてその領収書は1年間は保管しておく事をおすすめします。

 

以上が、町内会費の集金をする時・した時に起こりがちなトラブルです。

このようなトラブルが起きないように、事前にしっかり対策してくださいね。

 

「お金を渡した・渡してない」トラブルが怖い方へ

 

お金を渡した・渡してないトラブルというのは今後の住民づきあいも考えると

とても怖いトラブルですよね。

だからこそ、集金したお金はしっかり証拠を残す事が大事です。

 

そこでおすすめしたいのが、こちらの領収書です。

こちらは2枚複写になっていますので、1回書くだけで

簡単に自分用・相手用の領収書を作る事ができますし、

ベアー柄というちょっと特殊な柄なので、

領収書を偽造される(あまりする人はいませんが)可能性も低くなります。

 

見た目がかわいい領収書なので、面倒な集金も少し楽しくなりますよ。

お金関係は自衛する事も大事なので、

トラブルが心配な方はぜひこちらの領収書を使ってみてくださいね。

関連記事:シール跡のベタベタの取り方!酢・洗剤・ドライヤー・ハンドクリームが効果的?

町内会費の集金関係でトラブルが発生したら、どうすればいい?

町内には色んな人が住んでいます。

 

ですからいくらトラブルが起きないようにしっかり対策していても、

ちょっとした行き違いでトラブルが起こってしまう事もあります。

 

では、もしトラブルが起きてしまったらどうすればいいのでしょうか。

 

ここでは最後に、

町内会費の集金関係でトラブルが発生した時の対処方法について紹介します。

 

対処法①町内会役員や町内会長などに相談する。

まずは、町内会役員関係の人に相談しましょう。

明らかにお金を集金していないのに「お金はもう渡した」と住民に言い張られているなど

相手が悪い場合もそうですが、

集金したお金を自分のミスで失くしたなど

自分の過失によるトラブルでも相談する事が大切です。

関連記事:財布に入れておくといいものや金額は?入れてはいけないものも詳しく解説!

 

対処法②市役所の地域住民関係のトラブル相談窓口へ相談する。

もし町内会役員などに相談してもラチが開かないようだったら、

市役所へ相談しに行くのも手です。

 

市役所には地域住民関係のトラブルの相談に乗ってくれる窓口があるので、

そこへ相談してみましょう。

どちらの場合も、一人で抱え込まず「相談」する事が大事です。

 

お金関係のトラブルは変に自分だけで解決しようとすると思った以上に大事になったり

最悪警察沙汰になったりする事がありますので、

できるだけ事実関係を知っている人を増やして安全に事を進めるようにしましょう。




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最後に

町内会費の集金をスムーズに行うには、

回覧板でお知らせ(事前告知)を行うのが重要です。

ここではお知らせの例文を載せているので、ぜひそれを活用してくださいね。

 

また、町内会費の集金は夕食時の時間帯に行うのが、

住民が家にいる確率が高いのでオススメです。

もし住民が不在の時は、

「きちんと来ましたよ」という証拠を残す為にも手紙を入れておきましょう。

 

お金関係は不手際を起こすと後々面倒なので、事前事前に手を打って

問題のないように実行しましょうね。





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