訂正印の押し方!日付や複写・複数行の場合はどうする?

「訂正印」という言葉を聞いたことがありますか?

 

社会人になると、様々な書類のやりとりの中で、

書類の修正が必要になる場面が出てきます。

修正は少ないほうが望ましいのですが、

それでも全く0にすることは難しいです。

 

修正が必要になったときに用いるのが、訂正印。

いざとなったときに焦らずに適切に使えるように、

日頃から使い方を覚えておきたいですね。

 

今回は、訂正印の適切な押し方について、

日付や複写の場合、複数行に渡る場合など、

様々なケースを想定しながら、紹介していきます。




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訂正印ってどんなときに使うもの? 押し方の決まりは?

そもそも、訂正印とはなぜ必要になるのでしょうか?

 

ビジネスの場面などでは、契約書やお金に関わる書類から

軽微な庶務的書類まで、非常に様々な書類を作成する機会があります。

それらの書類は、基本的にはミスなく作成され、

関係する人がその中身を確認した上で効力を発揮します。

 

やむを得ず書類に修正点が発生したときは、

「誰が責任をもって修正したのか」を明らかにする必要があります。

修正した人が明らかになっていないと、

書類が合意なく改ざんされてしまう可能性があるからです。

 

「文書の改ざん」が大きな問題になることは、

時々ニュースで取り上げられている様子からも伺うことができますよね。

 

訂正印とは、書類の修正について、

「自分がこの修正に責任を持ちます」ということを表すものなのです。

 

責任の所在が明らかになることによって、

修正後の内容は法的な効果を保持することができます。

 

訂正印を押す機会は主に3種類。

  • 書類の内容を間違ったものから新しいものに差し替える修正。
  • 不足した内容を追記する修正。
  • 不要な内容を削除する修正。

それぞれの修正について、訂正印が必要になります。

 

修正の基本は、

「削除する文字を二重線で消す」

「文字を追加する部分に『∨(横書きの場合)』『<(縦書きの場合)』をつけ、

文字を記載する」

という形が原則です。

 

二重線で消す場合は、書類が読みづらくならないよう、

可能な限り定規などでまっすぐな線を引きましょう。

 

訂正印は、

「削除だけの場合は、二重線にかぶせる形で押印する」

「追記がある場合は、追記した文字の後ろに押印する」

という押印を原則として、

書類が読みづらくならないよう、状況に応じて対応します。

 

法律によるルールがあるわけではなく、

訂正印の押し方はマナーや通例による部分が大きいですので、

もし、訂正印の押し方に指定がある場合は、その形に従ってください。




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訂正印の押し方!日付や複写、複数行の訂正を行いたい場合は?

書類の修正の基本的な方法は知っていても、

「こんなときはどうすればいいのだろう?」

と、迷ってしまうような修正箇所がみつかることもあります。

 

今回は、そんな修正について、いくつか取り上げて修正方法を紹介します。

 

日付の修正

「○月△日」の修正の場合、

「○」や「△」といった数字の部分のみを修正するのではなく、

「○月」や「△日」というように、後ろの単位まで修正するようにしましょう。

 

年月日をすべて一気に修正しても問題ありません。

書類の読みづらさを避けるために、年月日をまとめて修正する場合も多いです。

 

複写の修正

複写式の書類の記入中などに修正が必要となった場合は、

1枚目のみでなく、2枚目、3枚目にも同様に訂正印を押印します。

(複写の特性上、修正内容の記載は1枚目に記載するだけで

2枚目以降にも反映されますが、押印は1枚1枚行う必要があります。)

 

複写式の書類は、1枚1枚別の宛先が保管することになりますので、

内容が全て同一になるよう、修正時は特に注意してください。

 

複数行の修正

修正が複数行にわたる場合は、複数行の修正を行った上で、

訂正印を1行目と2行目の双方に押すか、

1箇所に訂正印を押し、「○字削除」「○字追加」というように、

修正内容がわかるよう記載します。

 

複数行の訂正があり、1行目のみに訂正印が押されていると、

2行目の訂正は1行目の訂正を行った人によるものなのか、

それとも別の人が行ったものなのか、判断がつかない可能性があります。

そのような混乱を避けるための工夫が必要なのです。

 

なお、修正箇所が大量にあると、書類が見づらくなってしまいます。

大幅な修正がある場合は、関係する相手方に陳謝した上で、

書類を再発行することが望ましいです。

 

訂正印を使って書類を修正する場合は、

「書類が見づらくなりすぎないよう注意する」ことと、

「訂正箇所の責任者を明確にする」ことが大事になります。

迷った場合は、この2つを原則として判断するようにしましょう。




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関連記事:月末とはいつ?何日から?末日との違いは?

訂正印に使える印鑑や、訂正印を押すときに便利なアイテムは?

訂正印を押す時に使う訂正印を選ぶ場合は、

どんなものを選べば良いのでしょうか。

 

一般的に「訂正印」で検索すると、

よく目につくのが「シャチハタ式」の浸透印です。

しかし、この訂正印は主に社内の軽微な連絡文書等での使用を想定されており、

取引の場合の書類など、重要な書類では認められないことが多いです。

 

これは、浸透印のインクが滲みやすく陰影が不安定になることや、

同じ印影が広く市販されているため、改ざんが容易であることが主な理由となります。

訂正印を押すときは、シャチハタ式ではなく、

朱肉につけて使用するタイプの印鑑を使用しましょう。

 

書類に印鑑を押印する箇所がある場合は、

訂正印も、押印した印鑑と同様のものを使用しましょう。

また、重要な書類を訂正する場合は、印鑑の押印箇所がない場合でも、

実印や代表者印の押印が必要になる場合もあります。

迷った場合は、関係する相手先とも確認を取りましょう。

 

書類に印鑑の押印がなく、一般的な書類である場合は、

認印などの一般的な判子を訂正印として使用することが出来ます。

書類が陰影で隠れて見えづらくなることを防ぐために、

「訂正印」として作成される、普通より小さいサイズの印も存在します。

 

こちらのように、小型の訂正印を一つ持っておくことで、

訂正が必要になった際も見やすくすっきりした修正ができます。

特に、ビジネスの場で書類を多く扱う方などは、一本持っていると無難です。

 

訂正印を普段から携帯する場合は、

こちらのように、普通サイズの印鑑と訂正印を両方携帯できるケースが便利。

認印を使う機会も社会では様々にありますので、

普段から一緒に持ち歩く癖をつけておくと、どんなときにも対応できます。

 

また、訂正印だけに限らず、書類作成などの場で必要なアイテムをひとまとめにして、

このようなセットを携帯している方もいます。

このセットは定規やボールペンもついていて、訂正時に二重線を引く際などにも活躍します。

 

今回ご紹介したアイテムなどを活用して、

急な書類の修正にも対応できるよう日頃から準備をしておくと安心ですね。




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関連記事:押印の読み方!敬語でお願いするときの表現はいただく?

最後に

いかがでしたでしょうか。

ビジネスの場や各種手続きの際など、

書類の訂正が必要になる機会はこれからも様々に発生します。

 

もちろん、書類の訂正は少なければ少ないほど理想的です。

訂正だらけの書類よりは、ミスなく綺麗な書類のほうが

好印象も与えられます。

普段の書類作成時は、できるだけ注意深く作成することが大事です。

 

しかし、そうは言ってもときにやむをえない修正も発生するもの。

そんなとき、スマートに書類の修正に対応できるよう、

書類の訂正のルールを覚えておくと、いざというときに便利です。

今回ご紹介した内容をもとに、訂正印を上手く活用して

急な修正にもぜひ冷静に対応してください。



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