返信用封筒の返信の仕方!裏に住所や差出人名を書く?宛名の御中・様の直し方も解説!

自分宛てに封書が届いた時に、

中に返信用封筒が同封されていることがありますよね。

 

送られてきた相手が企業だと、そういうことはよくあります。

 

わざわざこちらで封筒や切手を用意しなくて済むのでラッキーですが、

返信用封筒は普通の封筒に比べちょっと特殊な場合が多いので

宛名や自分の住所を記入場所など書き方にちょっと困ることがあります。

 

そこでここでは、返信用封筒が入っていた時の差出人の住所や宛名の書き方、

御中や様がついていた場合の直し方、裏側はどうすれば良いかなどの

返信の仕方について説明します。

 

返信用封筒の書き方で困っている方は、ぜひ参考にしてくださいね。





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返信用封筒は、中身が空の状態で書こう!

返信用封筒の返信の仕方についてですが、

まず一番基本的なことを抑えておきましょう。

 

それは、「封筒の中身が空の状態で書く」です。

 

返信用封筒は中に入れる書類が大事なので、

先に書類の記載をすると思います。

 

そして、「うっかり中身を入れ忘れて封をしないように」

中に書類を入れてから返信用封筒の宛名などを書く人がいます。

 

ですが、それでは返信用封筒が中の書類で膨らんで

字が書きづらくなってしまいます。

 

返信用封筒で大事なのは中の書類なので

書類さえしっかりしていれば問題ないですが、

宛名などの文字ががぐにゃぐにゃよがんでいるとそれはそれで失礼です。

 

ですから、返信用封筒に宛名などを書く時は

書きやすい中に何も入っていないぺったんこの状態で書きましょう。





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返信用封筒の宛名の「御中」・「様」の直し方

返信用封筒と普通の封筒で一番違うのは、

「すでに宛名が印字されていること」です。

 

ですが、印字されているからと言って

「だったら宛名については何も書く必要ないね」と思うのは早急ですよ。

 

予め指定して書いてある宛名には、とある部署名だったり個人名だったりしますが、

ほとんどの場合その部署名や個人名の下に「〇〇行」と書いてあります。

 

普通、宛名の下には御中や様をつけますよね。

 

でも、送り主が自分宛ての郵便に御中や様と書くのはおかしいので

印字では「行」と書かれてあるんです。

 

ですからこちらから送る場合は当然「行」のままでは失礼になりますので、

御中や様にしなければいけません。

 

でも、すでに「行」と書いてあるのに

どうやって御中や様に変えるのでしょうか。

 

ではここではすでに印字されている行を

御中や様に変える直し方を説明します。

 

まず「行」の上にボールペンで2行線を書き、行を消します。

 

この場合横線で消すのか縦線で消すのかという問題ですが、

基本的にはどちらでもかまいません。

 

ですが行という字は縦線が多いので、

縦線で消すと字に紛れ込んでしまい消しているのか分かり辛いという欠点があります。

 

相手に分かりやすくするなら、横線で消す直し方がオススメです。

 

また、2行線はフリーハンドではなく

定規などでキレイに平行に書くのがマナーです。

 

行の字を消したら、次は御中か様を書きます。

 

ここで注意ですが、御中と様はどちらでも良いという訳ではありません。

 

「御中」は、係や部署、会社など組織や「グループ」の宛名に送る時に使う言葉です。

一方「様」は、個人名など「個人宛て」に送る時に使います。

 

ですから印字された宛名を見て、

組織名だったら行を消して御中に、

個人名なら行を消して様を書き足すのが正しい直し方です。

 

ちなみに「〇〇担当者」という宛名もありますよね。

 

これは組織の宛名なのか個人の宛名なのか迷う所ですが、

「担当者」だけなら組織ということで「御中」にする直し方になります。

 

もし「担当者」の後ろに「〇山〇太」のような具体的な名前が来れば、

当然「様」の直し方になります。

 

また、返信用封筒の宛名が縦書きの場合と横書きの場合がありますが、

縦書きの場合は消した行の左側か下側に、

横書きの場合は消した行の右側か下側に書くのが無難な直し方です。

返信用封筒の差出人の名前・住所は裏に書く

返信用封筒の宛名書きが完了したら、

忘れてはいけないのが「差出人の住所・名前の記載」です。

 

わざわざ返信用封筒を同封しているということは

「相手は差出人から封書が来るのは分かっているからあえて書く必要はないのでは?」

と思いがちですが、差出人の住所や名前の記載は必要です

 

これはビジネスマナーと安全面の2つの点から見ても大切なことです。

 

まず、ビジネスマナーとしてですが、

相手が返信用封筒を同封して送っている送り先はたくさんあります。

 

外から見える封書に差出人の住所や名前を記載していた方が

相手が分かりやすいという点がありますし、

 

いくら返信用封筒だとしても封筒に差出人について何も書いていなければ

「誰から来たのか分からない封書」ということになってしまい

開封するまで扱いにも気をつけなければならず

相手によけいな気苦労をさせてしまいます。

 

逆に差出人の住所や名前を書いておけば、封書を見ただけで

今後どのようにその封書に対応すればよいか分かりますので、

相手にとっても仕事がやりやすくなります。

 

次に安全面についてですが、

日本ではあまりありませんが

郵便物が何らかの手違いで相手へ届かない場合があります。

 

その時封書に差出人の住所や名前があれば自分の元へ帰ってくることができますが、

何も記載されていなければ郵便局員が封書の中身を開封することはありませんので

その封書がどこから来たのか永久に分かりません。

 

つまり自分の元へ帰ってくることは絶対になく、

大事な個人情報が書かれたその封書が結局どうなったのか

モヤモヤしてしまうことになります。

 

ですから、例え返信用封筒でも

差出人の住所や名前はしっかり書きましょう。





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返信用封筒に「〆」の封は必要?

さて、宛名の御中や様への変更・裏に差出人の住所を書き終わったら

いよいよ書類を入れて封をします。

 

さてここで封に関することですが、

よく家族や友達に手紙を送る時には封書に封をした後に「〆」を書きますよね。

 

では返信用封筒で返信する場合もこの「〆」は必要なのでしょうか。

 

この「〆」は封緘(ふうかん)と呼ばれ、

「その人以外は開けてはいけない」という一種のカギのようなものになります。

 

個人宛のプライベートな手紙に「〆」を書くのは、

中の内容がかなり個人的なことなので理にかなっているんですね。

 

ですからこれは返信用封筒の返信の仕方でも同じです。

 

もし返信用封筒に宛名の人以外には見られたくない

自分の大切な情報を入れている場合は「〆」を書いた方が良いでしょう。

 

もし会社内で回るただの業務連絡の封書や

中身がその会社の人になら誰に見られても問題ないという場合だったら

書かなくても大丈夫です。

返信用封筒の返信の仕方のまとめ

では最後に、返信用封筒の返信の仕方をまとめてみましょう。

 

まず、返信用封筒が空であることを確かめます。

返信用封筒が空だったら、さっそく表の宛名からです。

まず宛名の「行」を定規を使い2重線で消します。

 

次に宛名を見て、

宛名が組織宛てなのか個人名宛てなのか確認してから

様か御中を書き足します。

 

次に裏に差出人、つまり自分の住所と名前を書きます。

次に返信用封筒に書類を入れます。

 

ノリで丁寧に封をします。

最後にもしその書類が宛名の人以外には見られたくないものだったら

「〆」書きましょう。

これで返信用封筒の返信の仕方はOKです。

返信用封筒の返信にオススメのアイテム①

返信用封筒に限らず、

手紙の宛名書きにはどんなペンを使いますか?

 

「とりあえずペン立てに入っていた適当なボールペンを使っている」

という人も多いと思います。

 

ですが、適当なペンで書こうとすると

いざ書いてみるとインクが出過ぎて書きにくかったり、

インクはあるのになぜか途中でかすれ始めてしまったりすることがあり、

 

結果何度も線をなぞったりして

宛名書きが随分おかしなことになってしまうこともあります。

 

返信用封筒には大切な書類を入れているのですから、

外側の宛名や自分の住所は分かりやすい字でしっかり書いた方が良いです。

 

そこでオススメなのが、三菱鉛筆のジェットストリームというボールペンです。

このボールペンはインクがかすれにくく、非常に書きやすいのが特徴です。

 

途中で謎のかすれを起こすこともなく、ストレスフリーで

最後までサラサラと書くことができます。

 

「自分は字を書くのが下手」という人でも、

書きやすいボールペンを使うと

いつもより字がキレイに書けた気になりませんか?

 

返信用封筒の宛名や差出人の住所書きには

ぜひこのボールペンがオススメです。

関連記事:同窓会欠席の場合の例文!近況報告などのハガキの返信の書き方は?

返信用封筒の返信にオススメアイテム②

返信用封筒に限らず、封筒にしっかり封をするのは大事です。

封をする時に多くの場合ノリを使いますが、

透明なノリや液体のノリだとどこまで塗ったか分からなくなったり

量が出過ぎてくっつけた時にはみ出して見苦しくなったりすることがありますよね。

 

そんな時に、このノリがオススメです。

まず色付きですので、「どこまでノリを塗ったか」を目で確認することができます。

 

また、固形をこすりつけるタイプですから

ノリが出過ぎてしまうということもありません。

 

さらにこのノリは乾くと透明になって見えなくなるので、

仮にノリがはみ出しても問題ありません。

 

まさにこのノリは、封筒に封をするのにピッタリのノリです。

 

封筒の封が甘いと中身が出てしまうので、ノリの役割は重要です。

 

見た目が美しく、しかもしっかりくっつていくれるこのノリで

大切な封筒に封をしましょう。

関連記事:返信用封筒とは?サイズや色は?購入場所についても解説!





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最後に

封筒や切手はタダではありません。

 

それなのにわざわざ返信用封筒を入れてくれているということは、

こちら側の手間暇を省略できるよう相手側が配慮してくれているということです。

 

ですからこちら側も失礼のないよう、

また相手の業務がスムーズに行くように返信用封筒を返信しましょう。

 

返信用封筒の返信の仕方は様や御中の直し方が少しややこしいですが、

書き方さえ分かれば簡単です。

 

また裏に差出人の住所を書くのもマナーなので、

忘れないようにしっかり書いておきましょう。

 

顔の見えない相手だからこそ、

お互いに気持ちの良いやり取りができると良いですね。

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