返信用封筒とは?サイズや色は?購入場所についても解説!

就職活動や受験、会社でのやりとりの中で、

返信用封筒が必要になることってよくありますよね。

「返信用封筒」という言葉は聞いたことはあるけれど、

あまり利用したことがないという方も少なくないと思います。

 

返信用封筒とはそもそもどのようなものなのか、

また、封筒のサイズや色に決まりはあるのか、

どこで購入したらいいのかなど、わからない人も多いのではないでしょうか。

今回は、そんなお悩みを解決すべく返信用封筒について詳しく解説していきます。




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返信用封筒とは一体どんな封筒?

「返信用封筒」と聞くと、

それ専用の「返信用封筒」という商品があると思っている方も多いと思います。

しかし、実際にはそのような封筒が売っているわけではなく、

一般的に販売されている普通の封筒を使用します。

 

では、どういう封筒を返信用封筒と呼ぶのでしょうか。

返信用封筒とは、相手から書類など必要なものを送り返してもらうために使うもので、

発送するための封筒の中にあらかじめ入れておく返信用に用意した封筒のことをいいます。

返信用の封筒には、自分の宛先と送付先を書いて、

一般的には必要額の切手を貼ったものを用意します。

 

つまり返信用封筒とは、相手側に書類送付をしてもらう場合に、

送料をこちらで負担するための方法の一つになります。

また、返信用封筒を利用する理由として相手の手間やコストを省くという気遣いの他、

誤送を防ぐという目的からも用いられます。

 

返信用封筒を用意するということは、

返送される書類などを少しでも早く確実に受け取りたいという

送る側の要望も実現できる方法でもあるのです。




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返信用封筒の色やサイズは?

返信用封筒とは普通の封筒を使用するとお話しましたが、

普通の封筒と一口に言っても色やサイズもさまざまですよね。

一体、どのような封筒が返信用封筒に利用できるのでしょうか。

 

まずは、返信用封筒の色についてです。

基本的にビジネスの場で使用される封筒は茶封筒か白封筒が一般的で、

どちらを使っても問題はありませんが、

あえて使い分けるとすると次のような分け方ができます。

 

・茶封筒・・・請求書や領収書などの事務書類用

・白封筒・・・エントリーシートなどの応募書類用

 

応募などに使う書類も茶封筒で送って全く問題はありませんが、

白封筒の方が見栄えが良く清潔感もあるので印象がよりよく見えることもあります。

履歴書在中などの朱色の文字もより目立つので、

応募書類関係は白封筒を利用することをおすすめします。

 

続いては返信用封筒のサイズについてです。

ご存じの通り封筒にはサイズがいくつかありますが、

基本的にはどのようなサイズの用紙をやり取りするかによって変わります。

 

ビジネスで使われる書類のほとんどはA4サイズかB5サイズのものになります。

これらのサイズの用紙を折り曲げずに封筒に入れたいという場合には、

A4サイズの場合は角2封筒、B5サイズの場合には角3封筒を使用すると良いです。

折り曲げても問題ない場合は、さらに小さい封筒を利用することもできます。

A4サイズの場合は長3封筒なら三折りで封入できますし、

B5サイズの場合は長4封筒なら三折りで封入することができます。

 

また、返信用封筒のサイズによって定形郵便と定形外郵便が変わります。

これで何が変わるかというと、郵便料金です。

ちなみに、折って入れられる長3封筒と長4封筒は定形郵便、

折らずに入れる角2封筒、角3封筒は定形外郵便になります。

 

定形郵便は25g以内であれば82円切手で送ることができ、

50g以内の場合でも92円切手で送ることが可能です。

しかし、定形外郵便の場合には50g以内でも120円かかりますので、

封筒を選ぶ際、切手を貼る際には注意しておく必要があります。



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返信用封筒の購入場所と使う時のマナー

返信用封筒は先に述べたように、専用の封筒が売っているわけではありません。

ですから、購入場所としては様々な場所が挙げられます。

一般的には長3や角2封筒を使うことが多いと思いますが、

近場ならコンビニなどにも売っているでしょう。

 

少し特殊なサイズを使うのであれば、購入場所としては文房具店がオススメです。

さまざまな種類が豊富に取り揃えられていると思いますので、

欲しいサイズを探してみてください。

他に購入できる場所を挙げるなら、郵便局の窓口にある場合もあるようですし、

なんでも良い状況ならば100円均一などにも封筒はありますよ。

 

返信用封筒は同封する際に三つ折りにして入れる場合が多いですが、

ここで注意してほしいのが、返信用封筒の宛名部分を折り曲げてしまわないことです。

考えれば納得ですが、相手方の名前を折り曲げてしまうと失礼にあたってしまいます。

また、返信用封筒を入れるときには、封の口が上向きにしておきましょう。

 

あと返信用封筒を作る際に気になるのは切手ではないでしょうか。

ポイントとしては、使用する封筒の大きさや書類の重さを想定して、

それよりも一つ上の規格内の値段の切手を貼っておくことです。

ぎりぎりの金額だと、書類が増えた場合に相手に負担してもらうことになってしまい、

余計な手間をかけてしまいますので、相手を気遣って多めに貼っておくのが良いです。

特にビジネスの場面においては、そういった気遣いが大事になってきますよね。

返信用封筒を用紙サイズ別に紹介

返信用封筒にA4用紙を折らずに入れるなら角形2号

 

こちらの封筒を返信用封筒として使えば、A4用紙が折らずに入ります。

封筒のサイズとしては240mm×332mmとなります。

6枚入りで108円と値段もお手頃です。

送る際には定形外郵便になりますので、ご注意ください。

 

返信用封筒にA4用紙を3つ折りで入れるなら長形3号

 

こちらの封筒を返信用封筒として使えば、A4用紙が三つ折りで入ります。

返信用封筒の相場のサイズでもありますので、迷ったらこれを使っておけば良いでしょう。

使用頻度も高いはずなので、会社などで使う場合にはまとめて買っておくのもおすすめです。

 

返信用封筒にB5用紙を折らずに入れるなら長形3号

 

こちらの封筒を返信用封筒として使えば、B5用紙が折らずに入ります。

13枚入りで108円と、非常にリーズナブルです。

送る際には定形外郵便になりますので、ご注意ください。

 

返信用封筒にB5用紙を3つ折りで入れるなら長形4号

 

こちらの封筒を返信用封筒として使えば、B5用紙が三つ折りで入ります。

また、定型郵便なので切手代も安いですよ。

100枚入りで84円という価格は、楽天でも最安値です。

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最後に

返信用封筒と聞くと何か特別なものかと思いがちですが、

なんてことのない普通の封筒になります。

相手に送った書類をスムーズに返送してもらうことができますし、

誤送を防ぐこともできるので、ぜひ有効に活用したいですね。

 

社会人になると、当たり前のことを知っていないと

恥ずかしい思いをしてしまうことがありますよね。

返信用封筒についてもそう言えるかもしれません。

「返信用封筒はどこで購入したら良いですか?」なんて聞いたら、

どこにでも売っているよ、などと馬鹿にされてしまうかも。

 

とは言え、使う機会がないとなかなか学ぶ機会もないので、

いざというときに困ってしまうこともありますよね。

しかし、いまはネットで何でも解決できてしまう世の中です。

調べたときが学ぶとき!と考えて、

今回紹介した情報をぜひ参考にして、一つ学んでもらえれば幸いです。



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