新入社員の挨拶メールの例文!社内・社外や件名についても詳しく解説!

4月といえば入社式ですね!

春から社会人になる予定の方もたくさんいらっしゃると思いますが、

みなさんメールのマナーを知っていますか?

 

社会人になるとメールマナーというものが存在します。

両親や友達に送るような文面ではもちろんだめですよ。

社会人には社会人の決まりがあります。

新入社員は入社してすぐに社内、社外と沢山の人に挨拶メールを

送らなければなりません。

 

もちろんはじめはどんな文章にしたらいいのかわからないでしょう。

また本文以外に件名にもしっかりマナーがあるんですよ!

なのでそんな挨拶メールで困らないために

今回は新入社員の方のために社内、社外の方に送る挨拶メールの例文、

そして件名の書き方をそれぞれご紹介していきたいと思います!





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新入社員が知っておくべき挨拶メールのマナー

新入社員の挨拶メールと言うのは基本的に

入社式で会わなかった直接挨拶していない社員の方に送ります。

 

会社の社長や様々な役職についている方は入社式に参加していますが、

その他の社員の方は必ずしも入社式に参加しているとは限りません。

支店などにいる社員の方たちはなかなか会う機会もないため直接挨拶

出来ないのです。

そんなかたに新入社員は挨拶メールを送らなければなりません。

 

挨拶メールのマナーは次の4つです。

敬語を正しく使う

配属先の部署を明記する

社外に挨拶メールを送る際は社名を忘れずに明記する

件名で本文の内容がわかるようにする

 

件名はとても大事です。

件名はシンプルに!内容はすぐに分かるように!

を頭に入れて新入社員の方は挨拶メールを作成してください。

 

挨拶メールを送る場合、件名は

「配属のご挨拶(新入社員〇〇)」のように簡潔にまとめます。

これなら新入社員のメールだとひと目でわかりますよね?

 

先輩や上司、取引先など、忙しい部署などでは一日にたくさんのメールが届きます。

そんな方たちは本文をみなくてもメールの件名から内容を判断し、

重要で緊急性の高いものからチェックしていくので、

新入社員の挨拶メールとすぐわかるように

件名に明記しておくことが最低限のマナーとなるのです!

 

あなたが送ったメールが挨拶メールだとわかることで

「休憩時間に読もう」「後回しで大丈夫なメール」という判断が

付きやすくなりますよね。

 

ちなみにこの「メールの件名はわかりやすく!」というのは

挨拶メール以外のビジネスメールを送る時にも必要な

マナーなので頭に入れておいてくださいね!

このような本もたくさん販売されています。

 

挨拶メールやビジネスメールで大切なマナーが詰まっている商品です。

これからの生活で必要になってくるメールの「送り方」や「書き方」の

メールマナーをわかりやすく解説してくれているのでオススメです。

 

また先程書いたように挨拶メールは時間の合間に相手に読んでもらうメールです。

なので本文も相手に時間を取らせないように簡潔にまとめる必要があります。

配属先に送る挨拶メールということもあり伝えたいことはたくさん

あるかと思いますが、長文はNGです!

 

文字数にすると本文は500文字を目安に書きましょう!

要点を絞って簡潔に、丁寧に自己紹介をまとめた挨拶メールを作成するのも

社会人としてとっても大事なスキルなのです!

 

では、どんな挨拶メールの本文を作成すればいいのでしょうか。

例文をご紹介します。





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新入社員の挨拶メールの構成!社内に送る本文や件名の例文を詳しくご紹介!

まずは本文の構成から紹介します。

 

宛先

自己紹介

新入社員として頑張っていくという意欲

上司、先輩への指導のお願い

差出人

 

これを知っているだけで、挨拶メールが

だいぶ書きやすくなりますよ!

では本文の例文もご紹介します。

ご自身の挨拶メールの参考にしてください。

 

件名:配属のご挨拶です。(新入社員 山田花子)

本文:

 

はじめまして。

 

4月1日付で○○部署に配属が決まりました

山田 花子です。

 

実家は栃木で、〇〇大学の〇〇学部を卒業しました。

在学中は〇〇を専攻しておりましたが

ジャンルにとらわれず、様々な分野の業務にかかわって

行きたいと思っております。

また初めての仕事でご迷惑をおかけすると思いますが、

1日でも早く皆様のお役に立てるよう、精一杯努力していきますので、

どうかご指導ご鞭撻のほどよろしくお願い申しあげます。

 

〇〇部〇〇課

山田 花子

電話番号:〇〇〇〇

メールアドレス:〇〇〇〇

 

このような感じです!

オリジナルの文章にしても大丈夫ですよ。

もし教育担当である先輩にチェックしてもらえるのであれば

一度目を通してもらうのもいいと思います。





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新入社員の挨拶メールの構成!社外に送る本文や件名の例文を詳しくご紹介!

続きまして社外、取引先に送る挨拶メールです。

取引先へ送るメールの注意点として

 

社名は省略してはいけない。(株)や(有)はNG

送る相手に役職名がある場合は忘れずに必ずつける

「部長 ○○様」というように役職名は名前の前につける

正しい言葉遣いを使う

 

これを注意しながらメールの作成を行ってください。

全体の構成としては

 

宛先

自己紹介

要件

差出人(社名、部署名、名前、連絡先)

 

このような感じです。

では例文をご紹介します。

 

件名:ご挨拶(〇〇株式会社 山田)

本文:株式会社 ○○

○○事業部 課長 ○○ ○○様

 

大変お世話になっております。

4月1日付で○○株式会社に入社しました山田花子と申します。

 

○○(会社)様は弊社とお付き合いの歴史が長く、

とても大切なお取引先と承っております。

 

まだ不慣れな部分がある私ではございますが、

1日でも早く新しい環境に慣れ、職務に励む所存でございます。

 

今後もこれまでと変わらぬ、ご指導を賜りますようお願い申し上げます。

メールで失礼とは存じますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

 

○○株式会社

○○事業部

山田花子

東京都足立区○○△-□-□

電話番号:〇〇〇〇

メールアドレス:〇〇〇〇

 

これが取引先に送る挨拶メールの本文になります。

あくまで例文なので、オリジナルの文章にしてください。

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新入社員の方はメールの宛先を使い分けよう!

配属先に挨拶メールを出す前に

新入社員の方は「to」「cc」「bcc」の使い方を覚えましょう!

 

「to」…宛先のこと。メ-ルを送る相手のメールアドレスを入力します。

toにメールアドレスを入力すると「あなたに送っています!」という

意思表示になります。

新入社員の挨拶メールなので基本的に「to」で大丈夫です。

 

「cc」・・・toがメインの送信先だとすると、

ccはそのメールの複写を送る人のアドレスを入力します。

「参考までに目を通しておいて欲しい方」や「念のために見てほしい方」

のアドレスを入力しましょう。

 

例えば、新入社員として入社したとき、多くの場合

教育係の先輩が何ヶ月か仕事を指導してくれると思います。

 

この教育係の先輩に指導されているうちは、貴方が他の誰かに

挨拶メールでも、そのほかのどんな些細なメールを送る時でも

先輩に「cc」で送っておきましょう。

貴方の行動を先輩は把握しておかなくてはいけませんからね!

 

「bcc」・・・bccに入力されたアドレスは受信者に表示されません。

取引先へのメールを念のために上司に目を通してほしい場合などに使用します。

挨拶メールでは使用しなくていいでしょう。

 

ビジネスメールの基本です!

しっかり身につけておきましょう!

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最後に

いかがでしたか?

自分はどんな仕事をするのか、

会社でうまくやっていけるのか、と不安はたくさんあると思いますが

まずは基本中の基本である挨拶メールをしっかり書くことで

第一印象をいいものにしていきましょうね!

 

では、最後まで読んでいただきありがとうございました。

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