同窓会の幹事の仕事!挨拶や段取り・会費などについて詳しく解説!

同窓会は昔の友達に会える楽しみがありますよね。

学生だった友人がどんな大人になったのか、

一人の人間の歴史をそこそこ追いかけられるのが同窓会の醍醐味の一つです。

 

でも、もし「今回はあなたが同窓会の幹事やって!」と言われたらどうしますか?

 

普通の飲み会の幹事なら割とできそうですが、

普段は顔を合わせる事のないバラバラになったメンバーが集まる

同窓会の幹事となると少し難しそうですよね。

 

そこでここでは、同窓会の幹事の仕事について説明します。

挨拶や段取り・会費などについての重要なポイントを解説するので

同窓会の幹事について悩んでいる方はぜひ参考にしてくださいね。





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同窓会は前準備の仕事が大事!

大人になると、

皆さんも一度は「飲み会の幹事」をやった事があるのではないでしょうか。

 

多くは会社や友人同士の飲み会の幹事だと思います。

会社や友人は連絡もすぐ取れますし欠席する予定だった人が

「やっぱ俺出席するわ!」と前日言い出したとしてもそこまで慌てませんよね。

 

ただ、同窓会の幹事となると話はかなり変わります。

 

「知っている人同士が集まってワイワイ食事をする」のは同じですが、

同窓会はまず人数が多いです。

 

大きな学校だと集まる人数が100人を超える事もあります。

また、集まるメンバーはそれまでほぼ連絡を取っていなかった人などもいるので

その人と連絡を取るのだけでも大変です。

 

また、人数が多いので会場を探すのも大変ですし、会費を集めるのも一苦労です。

 

ただ、こんなに大変な同窓会の幹事でも、

段取りさえきちんと組めばスムーズに事を運ぶ事ができます。

 

むしろ同窓会の幹事の仕事は、

「当日上手な挨拶ができるか」「当日盛り上がれるか」ではなく、

「当日までにいかに準備をしたか」にかかっています。

 

同窓会は顔見知りが多いので、集まれば幹事が特に何もしなくてもほぼ盛り上がります。

 

ですから同窓会の準備さえちゃんとできていれば、当日は成功したも同然です。

同窓会の幹事の仕事としては、前準備に一番力を入れましょう。

同窓会の段取りポイント1.幹事同士で集まろう

同窓会で一番大事なのは「幹事同士の繋がり」です。

会社や友人の飲み会の幹事は1人の事も多いですが、同窓会は1人ではありません。

 

1クラスだけの同窓会でも幹事は最低2人以上はいますし、

例えば〇〇年卒業生同窓会など一学年でまとめて行う事もある幹事だけで数十人、

という事もあります。

 

幹事が同窓会を取り仕切るので、幹事同士の密な連携は欠かせません。

同窓会の幹事を決めたら、

一度は集まって幹事だけの食事会や飲み会を行い親交を深めましょう。

 

また、同窓会を開催するにあたり

自分の友人を何人か引き込むとより計画が立てやすくなりますよ。

 

未だとフェイスブックやツイッターに書くだけで多くの人が見てくれますので、

そこで幹事を募集しても良いかもしれませんね。





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同窓会の段取りポイント2.同窓会の出席率、日時、場所は?

幹事が集まったら、同窓会の日時や場所を決めます。

同窓会と言えば「どれくらいの人が実際に参加してくれるか」が気になりますよね。

 

平均的に、同窓会は呼びかけた人数の20~30%の人が参加するそうです。

 

会社や友人の飲み会だと出席率はかなり高いですが同窓会はまた別ですので

会場を予約する時は、予定の人数の20~30%が収容できる所を探した方が良いですね。

 

ですが例外もあり、例えば田舎の同窓会だと同級生がほとんど都会に行ってしまって

同窓会をしてもあまり人数が集まらないという事もありますが、

都会の有名な高校や大学の集まりだと、人脈堀りの為にかなりの人数が参加したりします。

 

もし同窓会を小まめにやっているところなら、

先輩達に同窓会の出席率を聞いておくのも手です。

 

また同窓会に向いている日時ですが、もし参加者が成人している場合は

仕事が休みやすい土日がオススメです。

 

もし田舎の同窓会なら、都会に出ている人の事も考えて連休に組むのも良いですね。

 

時間帯は人数が少ないならいつでもかまいませんが、

たくさんの人が集まるなら移動が大変なので13時~17時くらいまでが良いでしょう。

同窓会の段取りポイント3.会費はどうやって決める?

同窓会で意外に大切なのが「会費」の設定です。

できるだけ皆に負担をかけず、安く盛り上がりたいと思うのが幹事ですが、

ここで重要なのは切り詰めすぎて赤字にならない事です。

 

なぜなら、同窓会はその1回しかお金を回収する機会がないので、

後日、「同窓会のお金が赤字だったから、後500円ずつ回収します」という事ができません。

 

1回の回収で赤字を出さず全て精算しなければならないのです。

せっかく幹事ががんばって同窓会を開いても、赤字になって幹事が手出し…

という事になってはせっかくの楽しいイベントもめちゃくちゃです。

 

では、同窓会の会費はどうやって決めればよいのでしょうか。

同窓会の平均的な会費ですが、

これは人数やイベントの内容によって大きく異なるので一概には言えません。

 

少ないところで4000円、多い所だと10000円くらいまで幅があります。

 

例えばまた同窓会で飲み食いだけでなく出席者に記念品を渡す、

担任の先生に花束を渡すなどを計画した場合は

会費にその分のお金も上乗せしなければいけません。

 

当日ドタキャン欠席者がいる事も考えて、少し多めに会費を設定する事が大事です。

同窓会の段取りポイント4.出席者の目安を知ろう

同窓会の日時・会場、どんなイベントにするかが決まったらいよいよ

参加資格のある人へイベントを周知させます。

 

以前は案内状や招待状を送るのが主流でした。

案内状は同級生や対象学年者に、招待状は当時の先生などに送ります。

 

ですが今はSNSも盛んなので、案内状や招待状を作らなくても

SNSだけで済ませても大丈夫です。

 

案内状や招待状に出席の有無の返信ハガキをつけたり、

ラインやフェイスブックで随時出席の確認を受け付けていたりすると

ここで出席者がどれくらいになるかだいたい分かります。

 

同窓会は「どれくらいの人が参加するのか」というのが

いまいち分からないのが特徴ですので、

できるだけはっきり分かるようにしておきましょう。

同窓会の段取りポイント5.同窓会の挨拶は?

色んな飲み会やパーティでもそうですが、

イベントが始まればまず主催者からの挨拶がありますよね。

 

それは同窓会も同じで、当日同窓会が始まったら幹事の挨拶があります。

では同窓会の挨拶はどんな風にすれば良いのでしょうか。

 

同窓会の挨拶でオススメなのは、「気さくさ」です。

 

他の飲み会やパーティは自分よりも年長者や立場が上の人などもいますから

挨拶文を考えるには誰にも失礼に当たらない文言にする為に一苦労ですよね。

 

ですが同窓会では、だいたい同級生が集まっています。

幹事はしていても、皆同じ年齢で上も下もありません。

仕事の立場なども関係ありません。

 

ですから、同窓会の挨拶はそんなに気を張らなくても

「久しぶりに会えた友人」に向けた言葉で大丈夫です。

 

詳しくはこちらのサイト

同窓会の挨拶の色んなパターンが載っていますので、

ぜひ参考にしてみてください。





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同窓会にオススメのアイテム!①

同窓会は、大人になった自分を同級生に見せるチャンスです。

よく、「子どもの頃は芋っぽかったのに大人になったらすごく美人になってた!」

という皆に驚かれる方もいますよね。

 

今はファッションアイテムがたくさんありますので、ほとんどの方は

メイクと服で見違えるほど変わります。

 

ですから、同窓会は同級生をあっと言わせる為にも思い切りオシャレしていきましょう。

また特に幹事となると同窓会中に人前にもよく立つ事になると思うので

それなりに華やかさが必要です。

 

そこでオススメなのがこちらのワンピースです。

シンプルですがかわいらしくポイントを抑えているので、

皆の目を引くこと間違いありません。

 

オシャレですが奇抜でもないので

「あまり派手なのはちょっと…」という方にもオススメなので、

同窓会の服選びで迷ったらぜひこちらを試してみてください。

関連記事:同窓会欠席の場合の例文!近況報告などのハガキの返信の書き方は?

同窓会にオススメのアイテム!②

同窓会など少し大きなパーティでは「女性はスカート」という印象がありますが

「スカートは履きたくない」という方もいますよね。

 

ただ、ファッション的にはどうしてもパンツはスカートより地味になりがちです。

そこでオススメなのが、こちらのオシャレスタイルのパンツです。

 

パンツスタイルでありながらステキな柄入りで体の線にぴったりしているので

ちょっとした遊び心とセクシーさもあり地味に感じません。

 

「ちょっと派手じゃない?」と思う方もいるかもしれませんが

幹事ですと無難さの中にもそれなりにオシャレさも必要ですから

これくらいがちょうどいいんです。

 

また、幹事でなくても同窓会では自分と同い年の人しかいません。

服装を注意する人もいないので自分の殻を破るつもりで新しい服に挑戦してみるのも

オススメですよ。

関連記事:送別会で送られる側からプレゼントは必要?お礼にはお菓子がいい?会費はどうする?





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最後に

同窓会の幹事の仕事について、日時・時間・段取り・会費など

重要なポイントをいくつか解説しました。

 

同窓会の幹事の仕事は出席者がはっきりせず段取りも大変ですが、

1人で行う訳ではありません。

必ず皆と協力してするものなので、

自分だけで背負わず任せるところは任せてしまいましょう。

 

同窓会は幹事であるあなたも含めて参加者です。

ですから「仕事」と思わず「趣味」のような感じで楽しんでやるのが大事です。

昔の仲間と楽しく会が開けるように、幹事同士の仲を密にして

同窓会を成功させてくださいね。

関連記事:祖父母に包む孫の香典の金額の相場は?夫婦と独身で違いはある?





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